Кейс: Бизнес-процессы в Битрикс24

Перед нами была поставлена задача автоматизировать работу с потенциальными клиентами в Битрикс Был предоставлен большой список компаний из сферы ЖКХ в виде файла . Эти компании должны проходить несколько этапов обработки: Требовалось написать бизнес-процесс, избавляющий менеджера от рутинных действий, связанных со сменой статуса обработки сущности объекта в , внесением событий в календарь и созданием напоминаний о предстоящих встречах или запланированных звонках. Бизнес-процессы в Битрикс24 Что такое Битрикс24? Они задают четкую последовательность действий при обработке или распределении лидов, клиентов, файлов. С помощью бизнес-процессов Вы не потеряете ни одного входящего контакта, не забудете о назначенной встрече, сможете быстро согласовывать различные документы. Создание бизнес-процессов — задача творческая и очень интересная. Не существует шаблона, идеально подходящего двум разным предприятиям, каждый сценарий должен учитывать потребности и особенности конкретной компании. В этом кейсе мы рассмотрим один из бизнес-процессов, написанный по заказу нашего клиента.

1. Бизнес-процесс продавца

Договорной Учет Модуль"Договорной учет" позволяет управлять процессом подготовки, согласования, заключения и исполнения договоров. Описание Функционал Состав Стоимость Услуги Система позволяет контролировать исполнение договорных обязательств, анализировать существующий портфель договоров. Предлагаемое решение реализует лучшие бизнес-процессы в области управления продажами, отношениями с деловыми партнерами и договорного учета, однако Заказчик имеет возможность настроить или доработать любой из модулей, для того чтобы были учтены особенности бизнес-процессов конкретного предприятия.

Дополнительные настройки могут проводиться как силами команды Заказчика, так и с привлечением ресурсов разработчиков Поставщика. В решение входит удобный инструмент для подготовки разнообразных отчетов непосредственно пользователями, без привлечения специалистов по информационным технологиям.

В рамке автоматически указывается название процесса. процесса Выполнить подготовку Подготовить договор договора поставки оборудования.

Бюджетирование — как футбол: По итогам года компания вошла в тройку крупнейших компаний России по объемам ввода жилья в эксплуатацию, увеличив за год объем сдачи жилья с тыс. Оборот компании в году вырос с 30 млрд. Имея значительные интеллектуальные ресурсы, строительные мощности и технику, проектные мастерские и эксплуатирующие организации, компания осуществляет полный цикл реализации проектов — от разработки идеи и создания архитектурной концепции, до возведения и сдачи с последующей эксплуатацией.

Основа всех проектов компании — создание комфортных условий для проживания в новых микрорайонах. В период гг. Компания продолжает наращивать портфель проектов, уделяя большое внимание расширению географии строительства. В начале весны года компания представила на рынке 2 новых проекта совокупной площадью жилья более тыс. Компания делает ставку на формирование комфортных, социально и экологически безопасных территорий для проживания, работы и обучения.

Строящиеся микрорайоны компании имеют максимально высокую насыщенность объектами социальной инфраструктуры на рынке доступного жилья.

Предмет контракта Продавец продал, а Покупатель купил товары: Общие условия продажи 2. Качество товаров должно соответствовать условиям завода-изготовителя и подтверждаться сертификатом о качестве товаров, выданным заводом-изготовителем, или гарантийным письмом Продавца. Платеж осуществляется после получения Покупателем следующих документов:

Как делается описание и оптимизация бизнес-процессов предприятия. При подготовке Договора". И уже неважно, что юрист предусмотрел нужный .

Нельзя однозначно определить, с какой скоростью надо менять описание бизнес-процессов, поскольку это во многом зависит от конкретной ситуации в компании. Реинжиниринг требуется в тех случаях, когда на рынке произошли существенные изменения, например: Оптимизация бизнес-процессов нужна в совершенно других ситуациях, — когда поводов для серьезного беспокойства нет, но в деятельности компании существуют небольшие досадные накладки и недостатки: Например, глобальная оптимизация процессов или частичный реинжиниринг.

В последние годы мы в своей работе все чаще сталкиваемся с ситуацией глобальной оптимизации плавно перетекающей в реинжиниринговые решения. Обычно работой по оптимизации занимаются высшие руководители, привлекая к проработке решений своих подчиненных с особо аналитическими мозгами. Причем занимаются в фоновом режиме, используя такие инструменты как интуицию, здравый смысл и, естественно, свой богатый управленческий опыт. При таком подходе говорить о целенаправленном улучшении бизнес-процессов путём их описания сложно.

Это скорее творческий процесс со своими взлетами и падениями, свершениями и неудачами. Увы, с практически не передаваемым опытом. Что бы его получить - нужно найти"гуру" авторитета и начать с ним работать, а в статье можно только приводить примеры описаний бизнес-процессов и потихоньку на них учиться, например, в таком стиле:

Подпроцесс «Выбор поставщика и заключение договора»

Счет от поставщика, опционально номер и вложение , Договор от поставщика, опционально номер и вложение. Менеджер по продажам изучает ответ от менеджера по закупкам. Выставление срока поставки для клиента. Срок поставки до клиента. Юрист изучает договор вложенный менеджером по закупке в случае его наличия и создает договор для клиента. Договор для клиента номер и вложение , Договор от поставщика, опционально номер и вложение.

Разработка технического задания на бизнес-процесс в CRM-системе . Это и заключение договора, подготовка документации.

Для достижения этой цели, менеджеры стремятся к расширению клиентской базы, что неизбежно влечет к появлению большого количества документов. Для осуществления эффективной управленческой деятельности и принятия решений руководителю необходим анализ документации, обращающейся в организации: Очень часто возникают ситуации, что часть документов теряется в кипах бумаг, часть информации из них забывается сотрудниками, а часть информации не считается сотрудниками важной.

Это приводит к тому, что актуальная информация до руководителя не доходит. Результатом является то, что важные управленческие решения не принимаются вовремя или не принимаются вовсе. К чему может привести отсутствие своевременного реагирования на изменяющуюся конъюнктуру рынка? В результате, организация теряет прибыль. Увеличить прибыль организации поможет внедрение 1С:

Бизнес-процесс закупки

Модель состоит из диаграмм, фрагментов текстов и глоссария, имеющих ссылки друг на друга. Диаграммы - главные компоненты модели, все функции и интерфейсы на них представлены как блоки и дуги. Место соединения дуги с блоком определяет тип интерфейса: Каждый компонент модели может быть декомпозирован расшифрован более подробно на другой диаграмме.

Рекомендуется прекращать моделирование, когда уровень детализации модели удовлетворяет ее цель.

Например, могут быть описаны и регламентированы бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласование договоров с клиентами и т.п. . но только после того, как вернет бизнес-процесс на этап подготовки.

По алгоритму, изображенному на блок-схеме, создаются задачи на согласующих. За это время, согласующий должен ознакомиться с договором и принять решение, согласовать его или нет. Вот тут уже стандартных функций задач Битрикс24 недостаточно. Ведь согласующий должен при завершении задачи указать, согласует он договор или нет. Согласовано; Согласовано с комментариями; Не согласовано.

Если сотрудник выбирает два последних варианта, нужно оставить комментарий. Его наличие проверяется автоматически. Молча не согласовать не получится.

Модель бизнес-процесса в 0

Процесс согласования договоров в Очевидно, ваша организация состоит из множества больших и малых рабочих процессов — прием на работу, исполнение заказов от клиентов, обработка обращений граждан, закупки, ремонты, командировки, подготовка тендеров и многое другие. Чем оптимальнее работают процессы, тем меньше затрат у организации, и, тем выше, соответственно, конечная прибыль. Как быстро создать и адаптировать процесс под меняющиеся условия вашего предприятия?

В легко создать практически любые рабочие процессы, ничего сверхъестественного не требуется — достаточно быть опытным пользователем компьютера.

Организовать полный контроль процесса подписания договора договора может быть региональный менеджер, а его подготовку осуществляет Изучив Бизнес-процессы компании, и определив слабые места в.

Рассмотрим принцип создания договоров и ведение реестра договоров с помощью модуля"Конструктор документов", интегрированного с и Бизнес-процессами на примере этого простого шаблона. Для запуска бизнес-процесса необходим минимум информации: Созданный файл помещается в типовую библиотеку документов, в которой доступны все стандартные действия: Вместе с этим, созданный документ помещается в общий журнал документов модуля.

В журнале можно скачать документ, перейти к документу, перейти к компании или сделке. Дополнительно, созданный документ фиксируется в поле"Файлы" как Сделки, так и Компании. Данный механизм позволяет быстро получить доступ ко всем файлам, привязанной к конкретной сделке и всей компании целиком. Ссылки обеспечивают переход в библиотеку документов. После всех процедур внутренних исправлений и согласований созданный документ можно отправить по электронной почте клиенту.

Список адресов формируется автоматически на основании контактных данных, связанных с компанией. Если ни в контактах, ни в карточке компании не будет указано ни одного - - будет доступен ручной ввод адреса получателя.

Составляем договоры правильно: риски и нюансы

Бизнес-процессы объектов Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы объекта Организации для повышения эффективности описывают и регламентируют свою деятельность. Например, могут быть описаны и регламентированы бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласование договоров с клиентами и т. Модуль Процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации. Настроить произвольное количество карт маршрутов.

На рисунке 3 построим бизнес-процесс""Заключение договора с 6 Модель декомпозиции бизнес-процесса: Подготовка договора с.

Услуги и решения Услуги и решения Автоматизация бизнес-процессов — необходимость, которую рано или поздно осознает каждая организация. Но когда работа на предприятии уже налажена и существует определенная инертность документооборота, сложнее собраться и автоматизировать устоявшиеся уже бизнес-процессы. В этом случае возрастающая информационная нагрузка рано или поздно приведет к возникновению проблем в области бухгалтерского учета, экономического анализа и контроля за исполнением приказов и поручений руководства.

Рано или поздно это оборачивается для компании различного рода проблемами, в том числе и финансовыми. Чтобы таких ситуаций не возникало, эксперты рекомендуют устанавливать системы автоматизации бизнес-процессов на начальном этапе. Это необходимо воспринимать не как статью расхода, а как инвестицию в становление и развитие. Наш опыт и наличие широкого выбора программного обеспечения позволяет нам разрабатывать и успешно внедрять программы автоматизации практически для любых бизнес-процессов, не ограничиваясь представленной выше классификацией.

Процессы обслуживания запросов клиентов Автоматизация процессов на предприятии особенно необходима в такой сфере, как обслуживание клиентов. Обслуживание клиентов — это самый главный процесс, определяющий продолжительность существования компании на рынке и ее финансовую стабильность. Автоматизация данной группы работ затрагивает следующие основные направления деятельности: Мы перечислили лишь основные моменты обработки запроса клиентов, которые, в общем и целом являются едиными для всех отраслей.

Однако понятно, что в каждой отрасли существует своя специфика самого заказа и процесса его выполнения, которая, безусловно, учитывается в процессе разработки системы автоматизации. В телекоммуникационной сфере одной из основных является заявка на подключение или изменение параметров услуги.

Бизнес-процесс"Подготовка и согласование договоров"

Номер и дата выдача свидетельства о регистрации ИП — не является необходимым элементом договора. ИП может не иметь печати. Оговорка не должна быть дискриминационной. Подписи на договорах Подписывайте договор в присутствии всех подписантов Не позволяйте одним людям расписываться за других Подписывайте все страницы договора даже если это не предусмотрено его текстом Не подписывайте пустые листы и страницы договора, в которых ваши подписи оформлены на отдельном листе. Либо меняйте шрифт, интервалы, сшейте договор и др.

Подготовка проекта договора. Ведение Для подготовки проекта договора применяется при привязке шаблона бизнес-процесса к виду документа.

Внутреннее регулирование бизнес-процессов по управлению долгами: Ричард Карлсон Можно профессионально и идеально править каждый договор, поступающий в организацию, но вскоре станет понятно, что на это тратится много времени и часть правок переносится из одного договора в другой. Следующим шагом может быть создание типового договора или подготовка разъяснений для профильных подразделений: В итоге появится положение о договорной работе, которое урегулирует все спорные вопросы и опосредует бизнес-процесс договорной работы с большой степенью эффективности.

Другой пример - постоянные звонки и консультации по телефону мешают сотруднику эффективно выполнять более приоритетную работу, однако жизненно необходимы для тех, кому понадобилась такая консультация. В нашем случае мы описываем общий бизнес-процесс управления дебиторской задолженностью, который включает в себя подпроцессы: Как мы видим, данные процессы нашли отражение в схеме глав и параграфов данной книги.

Курс: Создаем бизнес-процессы в Битрикс24. Формализация и редактор бизнес-процессов (1/8)